Modèle de Politique Interne sur les Paiements en Espèces

Table des matières

1. Introduction

La présente politique interne définit les règles et procédures relatives à la gestion des paiements en espèces au sein de [Nom du cabinet]. L'utilisation d'espèces dans les transactions commerciales présente des risques significatifs en matière de blanchiment de capitaux et de financement du terrorisme, et fait l'objet de restrictions légales strictes en Belgique.

En tant que professionnels du chiffre, nous sommes soumis à des obligations particulières dans le cadre de la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme. Notre cabinet est tenu de respecter les limitations légales concernant les paiements en espèces et doit être en mesure de conseiller correctement ses clients sur ces questions.

Cette politique vise à établir un cadre clair pour la gestion des paiements en espèces, tant pour nos propres opérations que pour le conseil à nos clients. Elle s'applique à l'ensemble des collaborateurs du cabinet, quelles que soient leurs fonctions.

2. Objectifs de la politique

Cette politique a pour objectifs de :

Assurer la conformité de notre cabinet avec la législation belge relative à la limitation des paiements en espèces (articles 66 et 67 de la loi du 18 septembre 2017)
Prévenir le risque d'être impliqué dans des opérations de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme
Protéger nos collaborateurs contre d'éventuelles sanctions en cas de non-respect de la législation
Garantir que nos conseils aux clients sur ce sujet sont exacts et conformes à la loi
Mettre en place des procédures claires de détection et de gestion des paiements suspects
Contribuer à l'effort global de lutte contre l'économie souterraine et les activités criminelles

3. Références légales

La présente politique s'appuie sur les dispositions légales suivantes :

Articles 66 et 67 de la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l'utilisation des espèces

Extrait de l'Article 66 :

"§ 1er. Pour l'application du présent article, on entend par « le prix de la vente d'un bien immobilier », le montant total à payer par l'acheteur afférent à l'achat et au financement de ce bien, y compris les frais accessoires qui en découlent.

§ 2. Le prix de la vente d'un bien immobilier ne peut être acquitté qu'au moyen d'un virement ou d'un chèque.
La convention et l'acte de vente doivent préciser le numéro du ou des comptes financiers par le débit du ou desquels la somme est transférée, ainsi que l'identité des titulaires de ces comptes.
Lorsque les notaires ou les agents immobiliers visés à l'article 5, § 1er, 26° et 30°, constatent le non-respect des alinéas 1er et 2, ils en informent immédiatement la Cellule de traitement des informations financières, conformément aux modalités décrites à l'article 50."

Extrait de l'Article 67 :

"§ 1er. Pour l'application du présent article, on entend par « prix d'achat », le montant total à payer par l'acheteur afférent à l'achat, y compris les frais accessoires qui en découlent.

§ 2. Indépendamment de l'article 66, une personne ne peut payer en espèces que jusqu'à concurrence de 3 000 euros, ou leur équivalent dans une autre devise, dans le cadre d'une opération ou d'un ensemble d'opérations qui semblent liées. [...] § 3. Des paiements en espèces ne peuvent être effectués ou reçus pour un montant supérieur à 3 000 euros, ou leur équivalent dans une autre devise, dans le cadre d'une ou de plusieurs opérations qui semblent liées."

Ces dispositions légales imposent des restrictions strictes sur l'utilisation des espèces dans les transactions commerciales et immobilières. Notre cabinet doit veiller au respect de ces limitations, tant dans nos propres opérations que dans le cadre de nos conseils aux clients.

4. Principes généraux

[Nom du cabinet] adopte les principes généraux suivants concernant les paiements en espèces :

Principe 1 : Approche restrictive

Le cabinet adopte une approche restrictive concernant les paiements en espèces, en décourageant leur utilisation même en-dessous des seuils légaux.

Principe 2 : Conformité stricte

Le cabinet s'engage à respecter strictement les limitations légales de paiements en espèces et à ne jamais accepter ou conseiller des opérations qui contreviendraient à ces règles.

Principe 3 : Documentation systématique

Tout paiement en espèces, même conforme aux limitations légales, doit être documenté de manière complète et transparente.

Principe 4 : Vigilance accrue

Les collaborateurs exercent une vigilance particulière à l'égard de toute transaction impliquant des espèces, y compris celles respectant les seuils légaux.

Principe 5 : Conseil proactif

Le cabinet conseille proactivement ses clients sur les restrictions légales et les risques liés aux paiements en espèces.

Note pour l'adaptation :

Ces principes généraux peuvent être adaptés en fonction de la philosophie et des pratiques spécifiques de votre cabinet. Vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer des principes selon votre approche.

5. Procédures de contrôle et de vérification des paiements

5.1. Procédures internes du cabinet

Pour les paiements reçus par le cabinet :

Le cabinet n'accepte pas de paiements en espèces supérieurs à [montant - maximum 3.000 euros] euros pour ses honoraires ou tout autre service.
Tout paiement en espèces doit être immédiatement enregistré dans le système comptable avec mention de l'identité du client, du montant exact et de l'objet du paiement.
Un reçu détaillé doit être systématiquement remis au client pour tout paiement en espèces.
Les paiements en espèces sont conservés dans un endroit sécurisé et déposés sur le compte bancaire du cabinet dans un délai maximum de [X] jours ouvrables.
Un registre spécifique des paiements en espèces est tenu à jour, permettant d'identifier rapidement tout paiement fractionné qui pourrait contourner les limitations légales.

5.2. Contrôle des paiements des clients

Pour les paiements effectués par nos clients dans le cadre de leurs activités :

Lors de l'examen des pièces comptables, une attention particulière est portée aux paiements en espèces.
Tout paiement en espèces identifié doit faire l'objet d'une vérification de conformité avec les limitations légales.
Les collaborateurs vérifient systématiquement s'il existe un fractionnement artificiel de paiements qui pourrait indiquer une tentative de contournement des limitations.
Les opérations suivantes font l'objet d'une vigilance renforcée :
- Multiples paiements en espèces à un même bénéficiaire
- Paiements en espèces proches du seuil légal de 3.000 euros
- Paiements en espèces sans justification économique claire

5.3. Documentation et traçabilité

Pour assurer une traçabilité complète :

Chaque vérification effectuée doit être documentée dans le dossier du client.
Le formulaire « Vérification des paiements en espèces » (voir Annexe 1) doit être complété pour tout paiement en espèces significatif (supérieur à [montant] euros).
Les justifications fournies par le client concernant des paiements en espèces importants doivent être conservées dans son dossier.

Exemple de formulaire de vérification :

FORMULAIRE DE VÉRIFICATION DES PAIEMENTS EN ESPÈCES

Client : _______________________ Date : _______________________

Montant du paiement en espèces : _______________________ EUR

Bénéficiaire du paiement : _______________________

Nature de l'opération : _______________________

Justification du paiement en espèces : _______________________

Autres paiements liés à cette opération : _______________________

Conformité avec les limitations légales : □ OUI □ NON

Commentaires : _______________________

Vérification effectuée par : _______________________ Signature : _______________________

6. Responsabilités des collaborateurs

La mise en œuvre efficace de cette politique repose sur une répartition claire des responsabilités au sein du cabinet. Chaque collaborateur joue un rôle spécifique dans le respect des limitations de paiements en espèces.

Rôle	Responsabilités
Dirigeant(s) du cabinet	Approuver et soutenir la politique relative aux paiements en espèces Allouer les ressources nécessaires à sa mise en œuvre Superviser l'AMLCO Décider des mesures à prendre en cas d'infractions graves
AMLCO (Anti-Money Laundering Compliance Officer)	Veiller à l'application effective de la politique Former et sensibiliser les collaborateurs Analyser les cas complexes ou suspects Effectuer les déclarations à la CTIF si nécessaire Mettre à jour la politique en fonction des évolutions légales
Experts-comptables et conseillers fiscaux	Identifier les paiements en espèces dans la comptabilité des clients Vérifier la conformité de ces paiements avec les limitations légales Conseiller les clients sur les restrictions légales Signaler à l'AMLCO tout paiement suspect ou non conforme Documenter les vérifications effectuées
Collaborateurs comptables	Être attentifs aux paiements en espèces lors du traitement des pièces Signaler à leur supérieur tout paiement en espèces suspect Suivre les formations sur les limitations légales Appliquer les procédures de vérification
Personnel administratif	Enregistrer correctement les paiements en espèces reçus par le cabinet Émettre systématiquement des reçus Tenir à jour le registre des paiements en espèces Signaler tout paiement suspect à l'AMLCO

Note pour l'adaptation :

Adaptez cette répartition des responsabilités en fonction de la structure spécifique de votre cabinet, en tenant compte de sa taille et de son organisation interne. Dans les petits cabinets, certains rôles peuvent être combinés.

7. Mesures de diligence à l'égard des paiements en espèces suspects

Certains paiements en espèces, même s'ils respectent formellement les limitations légales, peuvent présenter des caractéristiques suspectes nécessitant des mesures de diligence renforcée.

7.1. Indicateurs de risque pour les paiements en espèces

Les indicateurs suivants doivent alerter les collaborateurs et déclencher des mesures de diligence renforcée :

Risque élevé

Paiements en espèces répétitifs juste en dessous du seuil légal
Refus de fournir des justifications sur l'origine des fonds
Paiements effectués par des tiers sans lien apparent avec l'opération
Tentatives d'effectuer des paiements au-delà des limites légales
Incohérence entre le profil du client et l'importance des paiements en espèces

Risque modéré

Paiements en espèces inhabituels pour le secteur d'activité
Augmentation soudaine des opérations en espèces
Justifications vagues ou incohérentes
Réticence à utiliser des moyens de paiement traçables
Paiements en espèces effectués avec des coupures de grande valeur

7.2. Mesures de diligence renforcée

Lorsqu'un paiement en espèces présente un ou plusieurs indicateurs de risque, les mesures suivantes doivent être appliquées :

Obtenir des informations complémentaires sur l'origine des fonds
Demander des justificatifs documentaires (relevés bancaires, contrats, etc.)
Rechercher si d'autres paiements en espèces liés ont été effectués sur une période de [X] mois
Analyser plus en détail l'opération sous-jacente et sa cohérence économique
Consulter l'AMLCO pour obtenir son avis
Documenter l'ensemble des vérifications réalisées

7.3. Documentation des mesures de diligence

Toutes les mesures de diligence mises en œuvre doivent être documentées dans un formulaire spécifique qui comprendra :

Les indicateurs de risque identifiés
Les vérifications effectuées
Les documents obtenus
Les explications fournies par le client
L'analyse réalisée et la conclusion

Exemple de situation nécessitant une diligence renforcée :

Un client restaurateur effectue régulièrement des paiements en espèces de 2.800€ à son fournisseur principal. Bien que chaque paiement soit inférieur au seuil légal, leur fréquence et leur montant proche de la limite légale constituent des indicateurs de risque justifiant une diligence renforcée. Le collaborateur devra demander des explications sur ces opérations et vérifier si ces paiements ne sont pas artificiellement fractionnés pour contourner la limite de 3.000€.

8. Procédure en cas de détection de paiements non conformes

Lorsqu'un paiement en espèces non conforme aux limitations légales est détecté, soit dans les opérations du cabinet, soit dans la comptabilité d'un client, la procédure suivante doit être appliquée.

1

Signalement interne

Le collaborateur qui détecte le paiement non conforme doit immédiatement en informer l'AMLCO ou le responsable désigné.

2

Documentation initiale

Un rapport initial est rédigé comprenant toutes les informations disponibles sur le paiement non conforme : montant, date, parties concernées, nature de l'opération, etc.

3

Analyse par l'AMLCO

L'AMLCO analyse le paiement pour déterminer s'il s'agit d'une infraction involontaire ou d'une tentative délibérée de contournement des règles.

4

Information du client

Si l'infraction concerne un client, celui-ci est informé de la non-conformité et des risques juridiques encourus (sauf si cette information risque d'alerter le client d'une éventuelle déclaration à la CTIF).

5

Évaluation du soupçon

L'AMLCO évalue si le paiement non conforme génère un soupçon de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme.

6

Décision et action

En fonction de l'analyse, l'une des actions suivantes est entreprise :

En cas d'infraction simple

Conseil correctif au client
Documentation de l'incident
Suivi renforcé des opérations futures

En cas de soupçon

Déclaration de soupçon à la CTIF
Conservation des preuves
Réévaluation de la relation client

8.1. Documentation et suivi

Toute procédure engagée suite à la détection d'un paiement non conforme doit être entièrement documentée. Un dossier spécifique comprenant les éléments suivants est constitué :

Description détaillée du paiement non conforme
Rapport d'analyse de l'AMLCO
Copie des communications avec le client
Décision prise et justification
Copie de la déclaration à la CTIF (le cas échéant)
Mesures de suivi mises en place

Note importante :

En cas de déclaration à la CTIF, une attention particulière doit être portée à la confidentialité. L'article 55 de la loi du 18 septembre 2017 interdit formellement d'informer le client qu'une déclaration a été effectuée (« tipping-off »).

9. Formation et sensibilisation du personnel

Pour garantir l'application efficace de cette politique, tous les collaborateurs du cabinet doivent être adéquatement formés et sensibilisés aux limitations des paiements en espèces.

9.1. Programme de formation

Le cabinet met en place un programme de formation comprenant :

Formation initiale : Tout nouveau collaborateur reçoit, dans les [X] mois suivant son arrivée, une formation sur la législation relative aux paiements en espèces et sur la présente politique.
Formation continue : Une mise à jour des connaissances est organisée au moins [fréquence] ou à chaque modification significative de la législation.
Formation spécifique : L'AMLCO et les responsables de dossiers reçoivent une formation approfondie sur les techniques de détection des paiements fractionnés et sur l'analyse des risques.

9.2. Contenu de la formation

Le programme de formation couvre au minimum les sujets suivants :

Aspects légaux

Cadre légal (articles 66 et 67 de la loi du 18 septembre 2017)
Évolution des seuils et restrictions
Sanctions applicables
Définition des « opérations liées »

Procédures pratiques

Détection des paiements suspects
Utilisation des formulaires et outils
Procédure de signalement interne
Documentation des vérifications

Études de cas

Exemples de schémas de fractionnement
Cas réels anonymisés
Exercices pratiques
Analyses de situations ambiguës

Conseil aux clients

Communication des restrictions légales
Alternatives aux paiements en espèces
Gestion des situations délicates
Documentation du conseil fourni

9.3. Sensibilisation continue

En complément des formations formelles, le cabinet met en place des actions de sensibilisation continue :

Notes d'information sur les évolutions légales
Sessions de rappel lors des réunions d'équipe
Communication des cas détectés et des leçons à en tirer (de manière anonymisée)
Mise à disposition d'une documentation de référence

9.4. Évaluation des connaissances

L'efficacité des formations est évaluée par :

Des questionnaires de compréhension
Des exercices pratiques de détection
L'observation des pratiques quotidiennes

Exemple de plan de formation annuel :

Période	Type de formation	Public cible	Contenu
Janvier	Formation initiale	Nouveaux collaborateurs	Bases légales et procédures internes
Mars	Formation approfondie	AMLCO et responsables	Techniques avancées de détection et analyse
Juin	Mise à jour	Tous les collaborateurs	Évolutions légales et retours d'expérience
Octobre	Atelier pratique	Équipes comptables	Études de cas et exercices de détection

10. Évaluation et mise à jour de la politique

Pour garantir son efficacité et sa conformité avec les évolutions légales, la présente politique fait l'objet d'une évaluation régulière et de mises à jour lorsque nécessaire.

10.1. Évaluation périodique

La politique fait l'objet d'une évaluation formelle au moins [fréquence - recommandé : annuelle]. Cette évaluation porte sur :

L'adéquation des procédures avec les risques identifiés
Le niveau d'application effective des procédures
L'efficacité des contrôles mis en place
La qualité de la documentation et des formulaires
L'adéquation des formations
Les incidents survenus et leur gestion

10.2. Déclencheurs de mise à jour

En plus de l'évaluation périodique, la politique doit être mise à jour dans les situations suivantes :

Modification de la législation relative aux paiements en espèces
Évolution des recommandations ou directives des autorités de contrôle
Changements significatifs dans l'organisation du cabinet
Détection de lacunes dans les procédures existantes
Incidents révélant des insuffisances dans la politique

10.3. Processus de mise à jour

Le processus de mise à jour suit les étapes suivantes :

Identification du besoin de mise à jour par l'AMLCO
Élaboration des modifications nécessaires
Consultation des collaborateurs concernés
Validation par le(s) dirigeant(s) du cabinet
Communication des changements à l'ensemble du personnel
Formation si nécessaire sur les nouveaux aspects
Mise en œuvre et suivi de l'application

10.4. Historique des versions

Un historique des versions de la politique est maintenu pour assurer la traçabilité des évolutions :

Version	Date	Principaux changements	Approuvé par
1.0	[Date]	Version initiale	[Nom]
[X.X]	[Date]	[Description]	[Nom]

11. Annexes

Les annexes suivantes font partie intégrante de cette politique et sont disponibles sous forme de documents séparés :

Annexe 1 : Formulaire de vérification des paiements en espèces

Formulaire à utiliser pour documenter les vérifications effectuées sur les paiements en espèces significatifs.

Annexe 2 : Checklist de détection des paiements fractionnés

Liste des points à vérifier pour identifier les tentatives de fractionnement des paiements.

Annexe 3 : Modèle de registre des paiements en espèces

Template pour le suivi centralisé de tous les paiements en espèces reçus ou identifiés.

Annexe 4 : Procédure détaillée de déclaration à la CTIF

Instructions pas à pas pour effectuer une déclaration de soupçon à la CTIF.

Annexe 5 : Matériel de formation

Supports de formation sur les limitations des paiements en espèces.

Note pour l'adaptation :

Ces annexes doivent être développées en fonction des besoins spécifiques de votre cabinet. Les formulaires et modèles peuvent être adaptés à votre organisation interne et à vos systèmes existants.