Guide pratique pour les cabinets comptables belges
Les contrôles anti-blanchiment font partie intégrante du dispositif de surveillance des professions assujetties, dont les comptables. Une bonne préparation est essentielle pour démontrer la conformité de votre cabinet et éviter les sanctions. Ce guide vous accompagne étape par étape dans la préparation d'un contrôle anti-blanchiment par l'ITAA ou d'autres autorités compétentes.
À savoir
Un contrôle bien préparé est généralement plus rapide et moins stressant. L'objectif n'est pas seulement de passer le contrôle, mais de s'assurer que votre dispositif anti-blanchiment est réellement efficace au quotidien.
Les contrôles anti-blanchiment s'appuient principalement sur :
Ces textes confèrent à l'ITAA le pouvoir de contrôler le respect des obligations anti-blanchiment par les cabinets comptables, d'émettre des recommandations et, si nécessaire, de prendre des mesures disciplinaires.
Pour les experts-comptables et conseils fiscaux, l'autorité de contrôle principale est l'Institut des Experts-comptables et des Conseils fiscaux (ITAA). L'ITAA peut:
D'autres autorités peuvent également intervenir dans certains cas (CTIF, autorités judiciaires, etc.), mais l'ITAA reste l'interlocuteur principal pour le contrôle des cabinets comptables.
| Type de contrôle | Caractéristiques | Particularités |
|---|---|---|
| Contrôle sur place | Visite dans les locaux du cabinet par des contrôleurs de l'ITAA | Examen approfondi des procédures et dossiers clients sur site |
| Contrôle à distance | Demande de communication de documents et procédures | Souvent utilisé pour les vérifications de routine ou préliminaires |
| Contrôle thématique | Axé sur un aspect particulier du dispositif anti-blanchiment | Exemple: identification des bénéficiaires effectifs, politique d'acceptation des clients |
| Contrôle suite à dénonciation | Déclenché par une information externe concernant un possible manquement | Généralement plus approfondi et ciblé sur les points dénoncés |
La sélection des cabinets à contrôler peut se faire:
Important
Tous les cabinets sont susceptibles d'être contrôlés, quelle que soit leur taille. Le fait de n'avoir jamais été contrôlé ne signifie pas que vous êtes exempt d'obligations.
Avant même d'être notifié d'un contrôle, il est recommandé de réaliser des auto-évaluations régulières:
Assurez-vous que les documents suivants sont complets et à jour:
| Catégorie | Documents à vérifier |
|---|---|
| Organisation interne |
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| Évaluation des risques |
|
| Procédures écrites |
|
| Dossiers clients |
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| Formation |
|
Conseil pratique
Créez un dossier "Contrôle Anti-Blanchiment" dans lequel vous centraliserez tous ces documents pour les avoir facilement accessibles en cas de contrôle.
Une bonne préparation implique également de préparer les personnes qui seront interrogées :
Attention
Ne cherchez pas à "coacher" les réponses des collaborateurs, mais assurez-vous qu'ils connaissent les procédures en place et leur rôle dans le dispositif anti-blanchiment.
Le contrôle commence généralement par :
L'ITAA peut demander à recevoir certains documents avant le contrôle, généralement :
Conseil
Respectez scrupuleusement les délais de transmission des documents demandés. Une réponse tardive ou incomplète peut être perçue comme un manque de coopération.
Le jour du contrôle, une réunion d'ouverture a généralement lieu avec :
Cette réunion est généralement menée avec le responsable au plus haut niveau et l'AMLCO.
Le contrôle se poursuit par un examen approfondi qui peut inclure :
Important
Les contrôleurs sélectionnent souvent un échantillon de dossiers représentatif des différentes catégories de risque. Assurez-vous que tous vos dossiers sont conformes, pas uniquement ceux à haut risque.
Les contrôleurs peuvent souhaiter s'entretenir avec différents membres du personnel :
Conseil
Encouragez vos collaborateurs à répondre honnêtement aux questions. En cas de méconnaissance d'un sujet, il est préférable de l'admettre plutôt que de fournir des informations inexactes.
Le contrôle se termine généralement par une réunion de clôture où les contrôleurs :
Cette réunion est une opportunité de clarifier certains points et de présenter vos éventuels projets d'amélioration déjà planifiés.
Les contrôleurs portent une attention particulière à :
Point clé
L'approche basée sur les risques est au cœur de la législation anti-blanchiment. Une évaluation des risques bien documentée témoigne d'une bonne compréhension des obligations.
Les éléments suivants sont particulièrement examinés :
| Élément | Points de vigilance |
|---|---|
| Identification du client |
|
| Identification des mandataires |
|
| Bénéficiaires effectifs |
|
| Personnes politiquement exposées (PPE) |
|
Attention
L'identification des bénéficiaires effectifs est souvent un point faible des dispositifs. Assurez-vous de disposer d'une documentation complète et d'avoir vérifié les informations auprès de sources fiables.
Les contrôleurs vérifieront particulièrement :
Il ne suffit pas d'avoir des procédures écrites, elles doivent être effectivement appliquées et documentées.
Un autre point d'attention majeur concerne la formation :
Conseil
Conservez systématiquement les attestations de formation, les supports utilisés et les listes de présence. Ces éléments sont souvent demandés lors des contrôles.
Si votre cabinet a effectué des déclarations à la CTIF, les contrôleurs examineront :
À l'inverse, l'absence de déclaration sur une longue période pourra susciter des questions, notamment pour les cabinets de taille importante ou actifs dans des secteurs à risque.
Après le contrôle, vous recevrez généralement un rapport qui :
À la réception du rapport :
Pour répondre efficacement aux conclusions du contrôle :
Conseil
Conservez des preuves de toutes les actions correctives mises en œuvre. Elles pourront être présentées lors d'un contrôle de suivi ou d'un prochain contrôle général.
Maintenez une communication constructive avec l'ITAA :
Important
En cas de désaccord avec certaines conclusions, exprimez votre position de manière argumentée et factuelle, en vous appuyant sur la législation et vos procédures internes.
En cas de manquements graves ou répétés, différentes sanctions peuvent être appliquées :
| Type de sanction | Description | Gravité |
|---|---|---|
| Avertissement | Mise en garde formelle avec obligation de corriger les manquements | Faible |
| Sanctions administratives | Amendes de 250€ à 1.250.000€ selon la gravité et les circonstances | Moyenne à élevée |
| Sanctions disciplinaires | Blâme, suspension temporaire, interdiction d'exercer certaines fonctions | Élevée |
| Publication | Publication nominative de la sanction sur le site de l'ITAA | Impact réputationnel |
Les facteurs influençant le niveau de sanction incluent :
Pour minimiser le risque de sanctions, suivez ces recommandations :
Point clé
La meilleure stratégie consiste à adopter une approche proactive plutôt que réactive. Un dispositif solide, régulièrement mis à jour et effectivement appliqué est votre meilleure protection.
Si malgré tout, une sanction est prononcée :
Important
Les délais de recours contre une sanction sont généralement courts. Consultez rapidement un avocat spécialisé si vous envisagez cette option.
Les cabinets de petite taille peuvent adopter une approche proportionnée :
Rappel
Le principe de proportionnalité s'applique : les mesures peuvent être adaptées à la taille et à la nature du cabinet, mais toutes les obligations légales doivent être respectées.
Un contrôle anti-blanchiment est une opportunité de vérifier l'efficacité de votre dispositif et de l'améliorer. Une bonne préparation permet de :
Au-delà de l'aspect réglementaire, un dispositif anti-blanchiment efficace constitue une protection pour votre cabinet et contribue à l'intégrité du système financier et économique.
N'oubliez pas
La conformité anti-blanchiment n'est pas une formalité administrative ponctuelle, mais un processus continu qui doit être intégré dans vos pratiques quotidiennes et régulièrement mis à jour.