Organigramme des Responsabilités Anti-Blanchiment

dans un Cabinet Comptable Belge

Conformément à la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme, les cabinets comptables doivent mettre en place une organisation interne spécifique. Cet organigramme interactif présente les différents rôles, leurs responsabilités et les interactions entre eux.

Structure Organisationnelle

Personne Responsable au Plus Haut Niveau

Membre de l'organe légal d'administration ou direction effective

AMLCO

Anti-Money Laundering Compliance Officer

Collaborateurs

Personnel et collaborateurs indépendants

Personne Responsable au Plus Haut Niveau

Qui peut occuper cette fonction?

  • Un membre de l'organe légal d'administration (administrateur)
  • Un membre de la direction effective
  • Dans le cas d'une personne physique: le professionnel lui-même
  • Doit être un professionnel inscrit auprès de l'ITAA (pas un stagiaire)

Responsabilités principales

  • Veiller à la mise en œuvre et au respect des dispositions légales
  • Approbation des politiques, procédures et mesures de contrôle interne
  • Approbation de l'évaluation globale des risques
  • Allocation des moyens nécessaires à la lutte contre le BC/FT
  • Validation du rapport annuel d'activité de l'AMLCO

Compétences requises

  • Connaissance approfondie du cadre légal anti-blanchiment
  • Compréhension des risques BC/FT spécifiques au secteur comptable
  • Capacité à prendre des décisions stratégiques
  • Autorité suffisante au sein du cabinet

Notification obligatoire

La désignation de cette personne doit être notifiée à l'ITAA au préalable ou au plus tard dans le mois suivant le début de sa mission.

AMLCO (Anti-Money Laundering Compliance Officer)

Qui peut occuper cette fonction?

  • En principe, un des professionnels inscrits auprès de l'ITAA
  • Selon la taille et l'organisation du cabinet, peut être une personne non-professionnel mais pleinement qualifiée
  • Peut être la même personne que le responsable au plus haut niveau si le cabinet compte moins de 10 professionnels
  • Ne peut pas être un stagiaire

Responsabilités principales

  • Élaboration et mise en œuvre des politiques, procédures et mesures de contrôle interne
  • Réalisation et mise à jour de l'évaluation globale des risques
  • Analyse des opérations atypiques
  • Décision de procéder à une déclaration à la CTIF
  • Formation et sensibilisation des collaborateurs
  • Établissement du rapport annuel d'activité
  • Documentation et conservation des informations

Compétences requises

  • Connaissance approfondie de la législation anti-blanchiment
  • Capacité d'analyse et esprit critique
  • Indépendance et intégrité
  • Compétences organisationnelles
  • Capacités de communication et de formation

Rapport annuel obligatoire

L'AMLCO doit établir au moins une fois par an un rapport d'activité qui permet de prendre connaissance de l'évolution des risques de BC/FT et d'évaluer le caractère approprié des mesures de contrôle mises en place.

Collaborateurs

Qui est concerné?

  • Tous les membres du personnel salarié
  • Les collaborateurs indépendants qui effectuent des activités régulières pour le cabinet
  • Les professionnels et stagiaires travaillant au sein du cabinet

Responsabilités principales

  • Appliquer les procédures d'identification et de vérification des clients
  • Exercer une vigilance continue sur les relations d'affaires
  • Détecter et signaler les opérations atypiques à l'AMLCO
  • Respecter l'obligation de confidentialité concernant les déclarations à la CTIF
  • Suivre les formations anti-blanchiment organisées par le cabinet

Dispositif de signalement interne

Conformément à l'article 10 de la loi du 18 septembre 2017, le cabinet doit mettre en place un canal spécifique, indépendant et anonyme permettant aux collaborateurs de signaler à l'AMLCO et/ou au responsable au plus haut niveau les infractions aux obligations en matière de LBC/FT.

Obligation de formation

Tous les collaborateurs doivent recevoir une formation anti-blanchiment au moins une fois tous les trois ans et dans les six mois à compter du début de leur mission.

Variations d'Organisation selon la Taille du Cabinet

Petit Cabinet
Cabinet Moyen
Réseau

Structure pour un Petit Cabinet (moins de 10 professionnels)

Caractéristiques

  • La personne responsable au plus haut niveau et l'AMLCO peuvent être la même personne
  • Généralement le dirigeant/propriétaire du cabinet
  • Organisation plus simple mais mêmes obligations légales
  • Procédures adaptées à la taille mais conformes aux exigences légales

Organisation recommandée

  • Désignation formelle du professionnel comme responsable et AMLCO
  • Documentation simplifiée mais complète des procédures
  • Intégration des tâches anti-blanchiment dans les processus quotidiens
  • Formation régulière, même dans une petite structure
  • Conservation centralisée de la documentation

Exemple pratique

Dans un cabinet de 3 professionnels, l'expert-comptable fondateur assume les fonctions de responsable au plus haut niveau et d'AMLCO. Il établit les procédures, forme les 2 collaborateurs et réalise personnellement l'analyse des opérations atypiques. Les procédures sont documentées dans un manuel simplifié mais complet, accessible à tous les collaborateurs.

Structure pour un Cabinet Moyen (10 à 100 professionnels)

Caractéristiques

  • Obligation de dissocier les fonctions de responsable au plus haut niveau et d'AMLCO
  • Organisation plus formalisée avec délégation des responsabilités
  • Nécessité d'une coordination plus structurée
  • Volume plus important de dossiers à traiter et à analyser

Organisation recommandée

  • Responsable au plus haut niveau: un administrateur ou membre de la direction
  • AMLCO: un professionnel dédié (partiellement ou totalement) à cette fonction
  • Procédures détaillées formalisées dans un manuel complet
  • Programme de formation structuré pour les collaborateurs
  • Système de reporting régulier entre l'AMLCO et le responsable au plus haut niveau

Exemple pratique

Dans un cabinet de 25 professionnels, le responsable au plus haut niveau est l'administrateur délégué. L'AMLCO est un expert-comptable sénior qui consacre 25% de son temps à cette fonction. Il est assisté d'un collaborateur administratif pour la gestion documentaire. Un comité anti-blanchiment composé de l'AMLCO et de deux autres professionnels se réunit trimestriellement pour examiner les opérations atypiques et mettre à jour l'évaluation des risques.

Structure pour un Réseau (plusieurs cabinets liés)

Caractéristiques

  • Organisation complexe avec plusieurs entités juridiques
  • Nécessité d'une cohérence dans les politiques anti-blanchiment
  • Risque de dilution des responsabilités
  • Possible mutualisation des ressources et des compétences
  • Volume important et diversité des clients et des opérations

Organisation recommandée

  • Chaque cabinet du réseau doit désigner son propre AMLCO
  • Possibilité de nommer un AMLCO coordinateur au niveau du réseau
  • Procédures harmonisées au sein du réseau
  • Système de partage d'informations dans le respect de la confidentialité
  • Pour les grands réseaux (+ de 100 professionnels): fonction d'audit indépendante

Exemple pratique

Un réseau de 5 cabinets comptables regroupant 150 professionnels a désigné un AMLCO dans chaque cabinet et un AMLCO coordinateur au niveau du réseau. Ce dernier élabore les politiques communes, anime le comité anti-blanchiment regroupant les AMLCO des cabinets, et organise les formations. Une fonction d'audit interne réalise des contrôles réguliers dans chaque cabinet. Les outils informatiques sont mutualisés pour faciliter l'évaluation des risques et la détection des opérations atypiques.

Recommandations Pratiques pour la Mise en Œuvre

Désignation des Responsables

  1. Formaliser la désignation par écrit, avec description précise des responsabilités
  2. Vérifier que les personnes désignées répondent aux critères légaux
  3. Notifier la désignation à l'ITAA dans les délais prescrits
  4. Prévoir des remplaçants en cas d'absence prolongée
  5. Allouer suffisamment de temps et de ressources pour exercer ces fonctions
  6. Documenter les compétences et formations suivies par les responsables

Élaboration des Procédures Internes

  1. Rédiger un manuel de procédures adapté à la taille et aux activités du cabinet
  2. Inclure toutes les procédures obligatoires: acceptation des clients, vigilance, analyse des opérations, déclaration à la CTIF
  3. Prévoir des modèles standardisés pour les documents clés
  4. Intégrer les procédures dans les processus de travail habituels
  5. Mettre en place un système de révision périodique des procédures
  6. S'assurer que les procédures sont accessibles à tous les collaborateurs

Formation et Sensibilisation

  1. Établir un programme de formation régulier (au moins tous les 3 ans)
  2. Adapter le contenu des formations selon les fonctions des collaborateurs
  3. Former les nouveaux collaborateurs dans les 6 mois de leur entrée en fonction
  4. Documenter toutes les formations (contenu, participants, date)
  5. Prévoir des rappels et mises à jour lors des évolutions législatives
  6. Évaluer l'efficacité des formations par des tests de connaissances

Évaluation Globale des Risques

  1. Réaliser une évaluation formalisée des risques au niveau du cabinet
  2. Prendre en compte les variables obligatoires de l'annexe I de la norme ITAA
  3. Définir des catégories de risques avec mesures de vigilance associées
  4. Documenter la méthodologie et les résultats de l'évaluation
  5. Mettre à jour l'évaluation annuellement et lors d'événements significatifs
  6. Faire approuver l'évaluation par la personne responsable au plus haut niveau

Points d'attention spécifiques

Rapport annuel d'activité

L'AMLCO doit établir au moins une fois par an un rapport d'activité, quelle que soit la taille du cabinet. Ce rapport doit permettre d'évaluer l'efficacité du dispositif anti-blanchiment et contenir:

  • L'évolution des risques de BC/FT identifiés
  • L'évaluation du caractère approprié des politiques et procédures
  • Le nombre d'opérations atypiques détectées et analysées
  • Le nombre de déclarations à la CTIF
  • Les formations dispensées aux collaborateurs
  • Les recommandations d'amélioration

Canal de signalement interne

Le cabinet doit mettre en place un canal permettant aux collaborateurs de signaler de manière confidentielle les infractions aux obligations anti-blanchiment. Ce dispositif doit:

  • Être spécifique et indépendant
  • Garantir l'anonymat du déclarant
  • Être accessible à tous les collaborateurs
  • Permettre un signalement direct à l'AMLCO et/ou au responsable au plus haut niveau
  • Être documenté dans une procédure écrite
  • Être présenté lors des formations