À l'usage des comptables belges - Conformité avec la loi du 18 septembre 2017
Ce guide est conçu pour aider les professionnels comptables belges à comprendre et à appliquer les dispositions spécifiques concernant les Personnes Politiquement Exposées (PPE) dans le cadre de la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme.
Les PPE présentent, de par leurs fonctions, un risque plus élevé d'être impliquées dans des affaires de corruption ou de blanchiment d'argent. C'est pourquoi la législation impose des mesures de vigilance renforcée à leur égard.
Ce guide pratique vous permettra de :
Note importante :
La qualification d'une personne comme PPE n'implique en aucun cas une suspicion de comportement illicite à son égard. Il s'agit simplement d'une catégorie de clients pour lesquels la loi impose des mesures de vigilance particulières en raison du risque potentiel lié à leurs fonctions.
La loi du 18 septembre 2017 définit précisément la notion de Personne Politiquement Exposée aux articles 4, 28° à 30°. Cette définition inclut non seulement les personnes qui exercent des fonctions publiques importantes, mais aussi leur entourage proche.
Selon l'article 4, 28° de la loi du 18 septembre 2017 :
"Une personne politiquement exposée : une personne physique qui occupe ou a occupé une fonction publique importante..."
Il s'agit donc d'une personne physique qui exerce ou a exercé une fonction publique importante, en Belgique, dans un autre pays de l'Union européenne ou dans un pays tiers.
Selon l'article 4, 29° de la loi du 18 septembre 2017 :
"Membre de la famille : a) le conjoint ou une personne considérée comme l'équivalent d'un conjoint; b) les enfants et leurs conjoints, ou les personnes considérées comme l'équivalent d'un conjoint; c) les parents;"
Cette définition s'étend au-delà de la famille nucléaire traditionnelle pour inclure également les partenaires équivalents à des conjoints (cohabitants légaux, partenaires enregistrés, etc.).
Selon l'article 4, 30° de la loi du 18 septembre 2017 :
"Personnes connues pour être étroitement associées : a) les personnes physiques qui sont les bénéficiaires effectifs d'une entité ou construction juridique conjointement avec une PPE, ou qui sont connues pour entretenir toute autre relation d'affaires étroite avec une telle personne; b) les personnes physiques qui sont les seuls bénéficiaires effectifs d'une entité ou construction juridique connue pour avoir été créée, dans les faits, dans l'intérêt d'une PPE;"
Cette catégorie vise les associés d'affaires proches des PPE, notamment ceux qui partagent des intérêts économiques significatifs avec elles ou qui sont impliqués dans des structures juridiques créées au bénéfice d'une PPE.
La législation belge distingue trois catégories de PPE selon l'origine de leur fonction publique importante. Chaque catégorie est soumise aux mêmes obligations de vigilance renforcée.
Personnes exerçant ou ayant exercé des fonctions publiques importantes en Belgique.
Personnes exerçant ou ayant exercé des fonctions publiques importantes dans d'autres pays (UE et pays tiers).
Personnes exerçant ou ayant exercé des fonctions dirigeantes au sein d'organisations internationales.
Cette distinction est importante pour comprendre l'étendue de l'obligation, qui ne se limite pas aux personnalités politiques belges mais s'étend à l'international.
Attention :
Une personne cesse d'être considérée comme PPE un an après qu'elle a cessé d'exercer la fonction publique importante concernée. Cependant, les mesures de vigilance renforcée peuvent se poursuivre au-delà de cette période si le professionnel estime que le risque associé à cette personne reste élevé.
Si un client ou un bénéficiaire effectif relève de l'une de ces trois catégories, les mesures de vigilance renforcée doivent être appliquées sans exception.
L'article 4, 28° de la loi du 18 septembre 2017 énumère précisément les fonctions considérées comme "publiques importantes" qui qualifient une personne comme PPE :
| Catégorie | Fonctions concernées | Exemples concrets |
|---|---|---|
| Chefs d'État | Chef d'État, chef de gouvernement, ministre et secrétaire d'État | Roi des Belges, Premier Ministre, Ministres fédéraux, Ministres-Présidents des régions |
| Parlementaires | Membre d'un parlement ou d'organe législatif similaire | Députés, Sénateurs, Membres des parlements régionaux |
| Hauts magistrats | Membre des cours suprêmes, des cours constitutionnelles ou d'autres hautes juridictions | Conseillers à la Cour de cassation, Juges à la Cour constitutionnelle |
| Cours des comptes | Membre des cours des comptes ou des conseils des banques centrales | Conseillers à la Cour des comptes, Membres du comité de direction de la BNB |
| Ambassadeurs | Ambassadeur, consul, chargé d'affaires | Ambassadeurs belges à l'étranger, Consuls généraux |
| Officiers supérieurs | Officier supérieur des forces armées | Généraux, Amiraux, Chefs d'état-major |
| Entreprises publiques | Membre des organes d'administration, de direction ou de surveillance des entreprises publiques | Administrateurs de la SNCB, de bpost, dirigeants de Proximus |
| Organisations internationales | Directeurs, directeurs adjoints et membres du conseil d'une organisation internationale, ou personnes exerçant des fonctions équivalentes | Secrétaire général de l'ONU, Président de la Commission européenne, Directeur général de l'UNESCO |
Point d'attention :
Les fonctions de niveau moyen ou inférieur ne sont pas incluses dans cette définition. Par exemple, un fonctionnaire municipal ordinaire ou un chef de service de niveau intermédiaire n'est généralement pas considéré comme une PPE.
À noter :
En Belgique, les bourgmestres et échevins des grandes villes (plus de 30.000 habitants) sont également considérés comme des PPE, bien que cette précision ne figure pas explicitement dans la loi.
L'identification des PPE, de leurs membres familiaux et personnes étroitement associées constitue une obligation légale. Voici les méthodes recommandées pour cette identification :
L'utilisation d'un questionnaire spécifique est la première étape essentielle pour identifier les PPE :
Ces questions doivent être posées également pour le(s) bénéficiaire(s) effectif(s) dans le cas d'une personne morale.
En complément du questionnaire, il est recommandé de consulter des bases de données spécialisées :
L'identification des PPE n'est pas une action ponctuelle mais continue :
Vérification régulière du statut des clients existants (au moins une fois par an)
Mise à jour du statut lors d'événements significatifs (nouvelles nominations, élections, etc.)
Attention particulière aux clients dont la situation professionnelle évolue vers des fonctions politiques
Intégrez un système d'alerte dans votre gestion de la clientèle pour être informé des changements de statut potentiels et documentez systématiquement toutes vos démarches d'identification.
Conformément à l'article 41 de la loi du 18 septembre 2017, les entités assujetties, dont font partie les comptables, doivent appliquer les mesures de vigilance renforcée suivantes lorsqu'elles entrent en relation d'affaires avec des PPE :
Avant d'établir ou de poursuivre une relation d'affaires avec une PPE, vous devez :
Vous devez prendre des mesures pour comprendre :
La relation d'affaires doit faire l'objet d'une surveillance renforcée :
Vous devez recueillir des informations supplémentaires :
Important :
Ces mesures de vigilance renforcée ne sont pas optionnelles mais obligatoires pour toutes les relations d'affaires impliquant des PPE, leurs membres familiaux ou personnes étroitement associées, sans exception possible.
| Type de document | Objectif | Exemples de pièces acceptables |
|---|---|---|
| Identification de la fonction | Confirmer le statut de PPE | Acte de nomination, publication officielle, site web institutionnel |
| Origine du patrimoine | Comprendre la constitution du patrimoine global | Déclaration de patrimoine, historique professionnel, titres de propriété anciens |
| Origine des fonds | Vérifier la légitimité des fonds utilisés | Relevés bancaires, justificatifs de vente d'actifs, contrats, fiches de salaire |
| Autorisation hiérarchique | Formaliser l'approbation interne | Formulaire d'approbation signé, procès-verbal de décision, email de validation |
| Surveillance accrue | Documenter le suivi renforcé | Rapports de revue périodique, notes d'analyse des opérations |
La loi du 18 septembre 2017 prévoit des dispositions spécifiques concernant la durée pendant laquelle une personne est considérée comme PPE et la période pendant laquelle les mesures de vigilance renforcée doivent être maintenues.
Selon l'article 41, §4 de la loi, une personne cesse d'être considérée comme PPE un an après qu'elle a cessé d'exercer la fonction publique importante. Cependant, les obligations de vigilance renforcée peuvent s'étendre au-delà de cette période d'un an.
Même après la période d'un an, le professionnel doit tenir compte des risques que continue à présenter le client et appliquer des mesures de vigilance appropriées tant que le client présente un risque plus élevé.
| Situation | Durée minimale des mesures renforcées | Conditions de sortie du statut de vigilance renforcée |
|---|---|---|
| PPE en fonction | Toute la durée de la fonction + 1 an minimum après la cessation | Jamais pendant l'exercice de la fonction |
| Ancien PPE (1 à 5 ans après cessation) | Selon l'évaluation des risques (généralement maintenue) | Réévaluation formelle du risque justifiant la sortie du statut |
| Ancien PPE (plus de 5 ans après cessation) | Possible réduction des mesures renforcées | Absence de risque résiduel documenté et autorisé par l'AMLCO |
| Membre de la famille/personne associée | Identique à celle appliquée à la PPE concernée | Cessation formelle du lien avec la PPE ou sortie de la PPE du statut |
Recommandation de bonnes pratiques :
Il est généralement recommandé de maintenir une vigilance accrue pendant une période d'au moins 5 ans après la cessation des fonctions, cette durée pouvant être adaptée selon le niveau de risque résiduel évalué.
Un processus formel de réévaluation doit être mis en place :
Examen annuel obligatoire du statut de toutes les PPE
Documentation de la décision de maintenir ou réduire la vigilance
Validation par le responsable anti-blanchiment (AMLCO)
Arbre de décision pour la sortie du statut PPE
Condition 1
Plus d'un an depuis la cessation de la fonction publique importante ?
Condition 2
Analyse de risque formalisée démontrant un risque résiduel faible ?
Condition 3
Approbation documentée du responsable conformité (AMLCO) ?
Résultat
Si les 3 conditions sont remplies : possible sortie du statut de vigilance renforcée
La documentation des mesures prises à l'égard des PPE est cruciale pour démontrer la conformité avec les obligations légales. Voici les documents spécifiques à recueillir et à conserver :
Durée de conservation :
Tous ces documents doivent être conservés pendant au moins 10 ans à compter de la fin de la relation d'affaires, conformément à l'article 60 de la loi du 18 septembre 2017.
Les cas pratiques suivants illustrent des situations typiques auxquelles un comptable belge pourrait être confronté concernant les PPE et les mesures appropriées à prendre :
Situation : Un député du Parlement wallon souhaite vous confier sa comptabilité personnelle et celle de sa société de conseil.
Mesures à prendre :
Situation : Un client de longue date est nommé à la direction d'une entreprise publique autonome.
Mesures à prendre :
Situation : Une entreprise dont un des bénéficiaires effectifs est l'associé en affaires d'un ministre fédéral.
Mesures à prendre :
Situation : Un ancien bourgmestre d'une grande ville belge, ayant quitté ses fonctions il y a 18 mois, devient client.
Mesures à prendre :
Situation : Un client est marié à un haut fonctionnaire d'un pays voisin (directeur de cabinet ministériel en France).
Mesures à prendre :
Rappel important :
Ces exemples illustrent l'application des principes généraux, mais chaque situation doit être évaluée individuellement. En cas de doute sur la qualification d'une personne comme PPE ou sur les mesures à prendre, il est recommandé d'appliquer par prudence les mesures de vigilance renforcée et de consulter l'AMLCO du cabinet.
L'identification des PPE doit être systématique pour tous les clients et bénéficiaires effectifs, tant à l'entrée en relation que durant toute la relation d'affaires.
Les mesures de vigilance renforcée pour les PPE ne sont pas optionnelles mais constituent une obligation légale sans exception possible.
Toutes les démarches d'identification, d'évaluation et de surveillance des PPE doivent être rigoureusement documentées et conservées pendant 10 ans.
La gestion des PPE constitue un aspect crucial du dispositif anti-blanchiment pour les comptables belges. Ce guide vous a fourni les informations et outils nécessaires pour répondre efficacement à ces obligations.
En résumé, retenez les quatre étapes fondamentales :
Identifier correctement les PPE et personnes associées
Évaluer les risques spécifiques qu'ils présentent
Appliquer les mesures de vigilance renforcée requises
Documenter l'ensemble des démarches entreprises